Die freihändige Vergabe ist ein vereinfachtes Verfahren zur Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, wenn zum Beispiel eine andere Ausschreibungsart unzweckmäßig ist.
Was ist eine freihändige Vergabe?
Bei einer freihändigen Vergabe vergibt ein öffentlicher Auftraggeber einen Auftrag an ein Unternehmen ohne förmliches Vergabeverfahren. Angewendet wird das vereinfachte Verfahren, wenn es sich zum Beispiel um kleinere Aufträge oder zeitkritische Baumaßnahmen handelt. Bei dieser Vergabeart sind Verhandlungen zulässig.
Wann ist eine freihändige Vergabe möglich?
Voraussetzungen für eine freihändige Vergabe
Eine freihändige Vergabe kann infrage kommen, wenn:
für die auszuschreibende Bauleistung aus besonderen Gründen (zum Beispiel Patentschutz oder Einsatz von Spezialgeräten) nur ein bestimmter Unternehmer in Betracht kommt,
die Bauleistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht eindeutig und erschöpfend festgelegt werden kann,
sich eine kleine Leistung von einer vergebenen größeren Leistung nicht ohne Nachteil trennen lässt,
die Leistung besonders dringlich ist,
nach einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung eine erneute Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis verspricht oder
die auszuführende Leistung Geheimhaltungsvorschriften unterworfen ist.
Außerdem kann eine freihändige Vergabe durch öffentliche Auftraggeber bei Bundesbaumaßnahmen auch bis zu einem vorbestimmten Grenzwert zur Vergabe erfolgen. Der Deutsche Vergabe- und Vertragsausschuss für Bauleistungen (DVA) hat beschlossen, die bis 31. Dezember 2025 befristete Wertgrenze anzuheben.
Ab 1. Januar 2026 kann nach § 3a Abs. 2 Nr. 3 in Abschnitt 1 der VOB Teil A eine freihändige Vergabe durch öffentliche Auftraggeber national im Unterschwellenbereich bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 100.000 € (vorher 25.000 €) ohne Umsatzsteuer erfolgen. Die Wertgrenze gilt für Vergabestellen und Zuwendungsempfänger des Bundes (einschließlich Deutscher Bahn). Die Veröffentlichung erfolgte im Bundesanzeiger. 
Höhere Wertgrenzen beschleunigen die freihändige Vergabe von Baumaßnahmen.
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So läuft eine freihändige Vergabe ab
Vor der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ist bei der freihändigen Vergabe auch die Eignung des Bieters zu prüfen. Dabei ist besonders auf einen fairen Wettbewerb durch eine hohe Transparenz zu achten. Die freihändige Vergabe folgt nicht einem förmlichen Vergabeverfahren wie beispielsweise bei einer öffentlichen Ausschreibung. Liegen die Voraussetzungen für die freihändige Vergabe vor, kann sich der Ausschreibende an ein oder mehrere vorher ausgewählte Unternehmen wenden. Dies kommt jedoch nicht einem Teilnahmewettbewerb wie bei einer „beschränkten Ausschreibung nach Teilnahmewettbewerb“ gleich.
Der Ausschreibende darf mit den ausgewählten Unternehmen über die Bedingungen, speziell über den Inhalt der auszuführenden Bauleistungen des zu vergebenden Auftrags, verhandeln. Bei dieser Vergabeart ist eine Verhandlung zulässig. Kommt nur ein Unternehmen für die Ausführung infrage, dann ist vom Ausschreibenden nachzuweisen, dass eben nur dieses Unternehmen die Leistungen ausführen kann. Eine Ausnahme bedarf der Begründung und ggf. einer schriftlichen Aussage. Sie ist dann nicht zu rechtfertigen, wenn die Ausführung einen Wettbewerb rechtfertigen würde.
Höhere Auftragswerte in den Bundesländern möglich
Den Bundesländern und Kommunen ist es überlassen, zur Beschleunigung von Investitionen auch höhere als nach VOB Teil A vorbestimmte Auftragsgrenzen festzulegen. Dies erfolgte bereits in den vergangenen Jahren auch ohne Nachweis eines Ausnahmebestandes, meistens mit zeitlicher Begrenzung. Sie können teils erhöht fortgeführt und teils zeitlich unbegrenzt festgelegt werden. Sie gelten dann für die Auftraggeber. Damit sollen ihre Vergabeverfahren erleichtert werden.
Bei abweichenden Auftragsgrenzen von der VOB Teil A auf Landes- und kommunaler Ebene ist jedoch zu gewährleisten, dass die in § 3a Abs. 3 im Abschnitt 1 der VOB Teil A angeführten Zulässigkeitsvoraussetzungen für eine freihändige Vergabe auch gegeben sind. Ansprechpartner für freihändige Vergaben von öffentlichen Bauaufträgen sowie von landesspezifischen Auftragswerten sind die Auftragsberatungsstellen der Bundesländer, meistens als Einrichtungen bei den Industrie- und Handelskammern (IHK). Die aktuellen Wertgrenzen für freihändige Vergaben aller Bundesländer können bei der Ständigen Konferenz der Auftragsberatungsstellen unter www.auftragsberatungsstellen.de aufgerufen werden. Der Bayerische Landtag hat am 10.12.2024 beschlossen, die Wertgrenze für freihändige Vergaben für Bauleistungen ab 1. Januar 2025 in Höhe von 1.000.000 € (ohne Umsatzsteuer) festzulegen.
Weitere spezifische Auftragsgrenzen liegen in einzelnen Bundesländern in Verbindung auch mit der Vergabe von öffentlichen Liefer- und Dienstleistungsaufträgen unterhalb der Schwellenwerte nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) vor. Fazit nach Evaluierung höherer Wertgrenzen
Im Auftrag des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) erfolgte durch das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung eine „Evaluierung und Weiterentwicklung von Wertgrenzen in der VOB Teil A“ mit detaillierten Aussagen und Aufbereitungen in der „BBSR-Online-Publikation (11 / 2021) – Forschungsprojekt Zukunft Bau“.
Mit höheren Wertgrenzen wurden Beschleunigungseffekte bei der Vergabe von Bauleistungen erreicht, die nicht zu Verwerfungen auf dem Baumarkt und im Wettbewerb führten. Im Ergebnis der Evaluierung wurde in der Publikation unter Tz. 0.3 empfohlen, die Wertgrenze für freihändige Vergaben bis zu 100.000 € (wie in vergangenen Jahren abweichend für Wohnzwecke) als einen Hebel für die Beschleunigung von Vergabeverfahren anzusehen.