Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte Geschäftsunterlagen geordnet aufzubewahren. Ein festes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben.
Rechtliche Grundlagen
Sorgfältige und fristgerechte Aufbewahrung von Unterlagen schützt vor rechtlichen und steuerlichen Risiken – im Baugewerbe oft auch weit über die gesetzlichen Mindestfristen hinaus. Zu Beginn jedes neuen Jahres sollten Unternehmen prüfen:
- welche Geschäftsunterlagen neu zu archivieren sind und
- welche nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden dürfen.
Die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen ergibt sich aus verschiedenen Gesetzen, so hauptsächlich:
Zusätzliche Erläuterungen dazu werden im BMF-Schreiben vom 28. November 2029 zu "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ( GoBD- veröffentlicht im Bundessteuerblatt - BStBl. I)“ und Änderungen vom 11. März 2024 sowie zu Aufbewahrungsfristen im BMF-Schreiben vom 8. Juli 2025 angeführt.
Handels- und steuerrechtlich sind wichtige Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren.
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Welche Unterlagen sind wie lange aufzubewahren?
Handels- und steuerrechtlich sind aufzubewahren mit der:
Frist von 10 Jahren:
Jahresabschlüsse mit Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Lagebericht sowie Inventare und verbundene Geschäftsbücher, Bankunterlagen, Bewertungsunterlagen, Steuererklärungen sowie Aufzeichnungen für Entgelte zu Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Zollanmeldungen und damit verbundene Unterlagen
Organisationsunterlagen zum Verständnis der Geschäftsbücher, z. B. Arbeitsanweisungen, Programmdokumentationen und Ablaufdiagramme bei der Verwendung von EDV-Anlagen.
Frist von 8 Jahren:
Belege der Buchhaltungen einschließlich Abrechnungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, empfangene Zahlungsbelege, Bankauszüge Bewertungen, Abrechnung der Kosten und Leistungen, Lieferscheine, Quittungen, Kassenberichte, ggf. Eigenbelege u.a.
Frist von 6 Jahren:
Handelsbriefe, darunter zählen z. B. Aufträge und Verträge, Kostenvoranschläge und Angebotsunterlagen, auf die ein Zuschlag erteilt wurde und Unterlagen nach betrieblicher Entscheidung, z. B. zu Kalkulationsunterlagen und Angeboten, wenn zu diesen kein Zuschlag erteilt wurde
Lohnkonten nach § 41 Abs. 1 im Einkommensteuergesetz (EstG), sofern nicht eine Frist von 10 Jahren zu sichern ist
Frist von 2 Jahren:
Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Arbeitszeitgesetz u.a. zu: Privatpersonen müssen Rechnungen und Zahlungsbelege zu steuerpflichtigen Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken ebenfalls 2 Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Mit der Regelung soll Schwarzarbeit bekämpft werden
Die aufbewahrten Unterlagen dienen als Nachweis der betrieblichen Rechnungslegung und zur Nachprüfung für die Besteuerung.
„Liegen zu einzelnen Unterlagen ggf. Zweifel zur Aufbewahrungsfrist vor, sollten zur eigenen Sicherheit evtl. alle Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.“
Beginn und Ende der Aufbewahrung
Die Aufbewahrungspflicht beginnt am Ende des Kalenderjahres, für das der letzte Jahresabschluss erstellt wurde. Bei Handels- und Geschäftsbriefen startet die Frist, sobald sie empfangen, versendet oder der zugehörige Buchungsbeleg erstellt wurde. Beispiel:
Erfolgten die letzten Buchungen im Jahr 2026 und die Erstellung des Jahresabschlusses für 2025, dann beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres 2026. Sie endet bei einer 10-jährigen Frist mit Ablauf des Jahres 2036. Danach können die betreffenden Unterlagen vernichtet werden, wenn alle Steuerfestsetzungen bestandskräftig sind.
Nach Steuerrecht endet die Aufbewahrungsfrist erst, wenn die Unterlagen für steuerliche Zwecke nicht mehr relevant sind. Das ist nicht der Fall, solange:
- die Festsetzungsfrist nach § 147 Abs. 3, Satz 3 in AO noch nicht abgelaufen ist
- nur eine vorläufige Steuerfestsetzung vorliegt
- Verfahren noch anhängig sind
- eine Außenprüfung läuft oder
- Steuerstraf- bzw. Bußgeldverfahren bestehen
Zudem kann auch nach § 148 AO beim Finanzamt eine Erleichterung der Aufbewahrungspflicht beantragt werden.
Anforderungen an die Aufbewahrung
Bei der Aufbewahrung ist sicherzustellen, dass ein sachverständiger Dritter in einer angemessenen Zeit einen Durchblick aus den Unterlagen erhalten kann. Die aufbewahrten Belege müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unverändert erhalten bleiben. Die Unterlagen dürfen während der Aufbewahrungsfrist nicht verändert werden, sodass der ursprüngliche Inhalt immer erkennbar bleibt.
Die Archivierung verursacht Kosten. Unternehmen können dafür handelsrechtlich und auch steuerrechtlich eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten bilden. Dafür müssen die Kosten für ein Jahr ermittelt und mit der Anzahl der Pflichtjahre multipliziert werden. Eine freiwillig längere Aufbewahrung darf dabei nicht berücksichtigt werden. Aufbewahrung von Rechnungen
Seit 1. Januar 2025 ist nach dem 4. Büroentlastungsgesetz die Frist für Eingangs- und Ausgangsrechnungen von vorher 10 auf 8 Jahre verkürzt worden. Im BMF-Schreiben vom 8. Juli 2025 erfolgte eine Stellungnahme bezüglich Rechnungen. Danach sind die in § 22 Abs. 1 im UStG angeführten Aufzeichnungen weiterhin 10 Jahre (nicht verkürzt 8 Jahre) aufzubewahren.
Betroffen sind vorrangig Aufzeichnungen über die vereinbarten Entgelte der Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Bei einer Ist-Besteuerung zur Umsatzsteuer sind die vereinnahmten Beträge aufzuzeichnen. Gestattet wird hierzu auch die Bruttomethode. Betroffen sind auch Rechnungen, die für eine Vorsteuerberichtigung in Grundstücksfällen relevant sind.
Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) als reiner Papierausdruck ist nicht mehr zulässig. Folgendes ist dabei zu beachten: In Papierform empfangene Rechnungen, die anschließend elektronisch erfasst werden, müssen so aufbewahrt werden, dass die elektronische Version dem Original bildlich entspricht.
Wird eine empfangene, aufbewahrungspflichtige Rechnung in ein unternehmenseigenes Format konvertiert, sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren.
Unternehmen müssen jeweils ein Doppel der Ausgangsrechnungen und alle Eingangsrechnungen im Original lesbar aufbewahren, grundsätzlich im Inland. Bei elektronischer Aufbewahrung mit Online-Zugriff ist es auch erlaubt, Rechnungen im übrigen EU-Gemeinschaftsgebiet zu speichern. Liegt der Aufbewahrungsort außerhalb des Inlandes, muss das Finanzamt informiert werden. Eine unterlassene Mitteilung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einer Geldbuße geahndet werden.
Aufbewahrung von Bauvertragsunterlagen
Vom Bauunternehmen kann jeweils auch individuell entschieden werden, ob und welche Unterlagen und Belege und nach welchem Umfang über die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen hinaus aufbewahrt werden.
Nach Abnahme als Abschluss einer Baumaßnahme ist es möglich, dass vom Bauherrn evtl. Mängel- und Schadenersatzansprüche während der gesetzlichen bzw. vertraglichen Mängelanspruchsfristen nach BGB bzw. VOB geltend gemacht werden. Weiterhin können nach § 199 Abs. 3 BGB noch bis 10 Jahre und ggf. bis 30 Jahre Ereignisse mit Ansprüchen eintreten, und zwar ohne Rücksicht auf ihre Entstehung und Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis und Pflichtverletzung.
„Ableitend daraus sollte vom Bauunternehmer geprüft und veranlasst werden, alle wichtigen Bauvertragsunterlagen länger als die Dauer der Mängelanspruchsfrist aufzubewahren, ggf. volle 30 Jahre lang. Das kann bei eventuellen Streitigkeiten und ggf. Prozessen noch nach dem Ablauf der Mängelanspruchsfristen von Vorteil sein.“
Für eine vertraglich auszuführende Baumaßnahme kann das z.B. folgende Unterlagen betreffen: